תזכורות תור למטופלים

אילו תזכורות כדאי להפעיל בקליניקה?

מערך שימושי מורכב מארבע הודעות לכל היותר: אישור בעת קביעת התור, תזכורת יום לפני, הנחיות הכנה כשצריך, והודעת המשך אחרי הביקור בנוסח מנהלי, למשל תיאום תור הבא. יותר מזה הופך לרעש.

איך הבוט יודע מתי לשלוח?

בקורס יש פרק שלם על ריצות קבועות וטריגרים. ריצה קבועה היא משימה שמתעוררת בשעה מוגדרת, למשל כל יום בארבע אחר הצהריים. טריגר הוא אירוע, כמו תור חדש שנוסף ליומן. שניהם מתועדים ביומן ריצות, כך שאפשר לבדוק בכל רגע מה נשלח ולמי.

למי שחושש מהוצאות יש בקורס מונה עלות ותקרה: מגדירים סכום מקסימלי לריצה, והבוט נעצר כשהוא מגיע אליו. זה מנגנון שקט שמונע הפתעות.

בשבועות הראשונים כדאי להפעיל שער אישור: הבוט מכין טיוטות והמזכירה מאשרת בלחיצה. אחרי שהניסוח מוכח עוברים לשליחה אוטומטית.

מה כותבים בהודעת תזכורת?

הנקודה האחרונה חשובה במיוחד. הודעה מופיעה על מסך נעול, לפעמים ליד אנשים אחרים. מה שאינו נחוץ להגעה לא נכתב.

איך נראית הודעה טובה?

דוגמה לנוסח: "שלום, כאן הקליניקה של [שם המטפל]. מזכירים תור מחר ב־16:30, ברחוב הדוגמה 5, קומה 2. נא להביא תעודה מזהה. לאישור השיבו 1, להזזת התור השיבו 2." ההודעה קצרה, אנושית, ואין בה אף מילה על הסיבה לביקור.

את הנוסח כותבים פעם אחת, מראים לבוט כיצד לשנות שם ושעה, ובודקים כמה הודעות לפני שהפעלה מלאה. בהמשך, אם הצוות מתקן ניסוח, מעדכנים את כתב המינוי ולא כל הודעה בנפרד.

איפה עוצרים את הבוט?

תזכורת היא פעולה בלתי הפיכה: אחרי שהודעה נשלחה, אי אפשר להחזיר אותה. לכן שער האישור שייך לכל שינוי בנוסח או ברשימת הנמענים. נוסף על כך, כדאי לוודא שמטופל שביקש לא לקבל הודעות לא יקבל, ושהבוט לא כותב בשם איש צוות בלי שהמטופל יודע שמדובר במערכת אוטומטית.

את כל הצעדים האלה אפשר לראות בפעולה בקורס וידאו גרוק בוט, ובשיעורי גבייה ותזכורות בפרט. ואם התזכורות באות כדי להקטין ביטולים ברגע האחרון, המשיכו למדריך אי ההגעות.